Excel una de las herramientas que a muchas Pymes les ha permitido organizar y administrar muchos de sus datos, pero también ha ocasionado muchos dolores de cabeza.
No cabe duda que es una herramienta que ayuda principalmente en tareas administrativas, contables o financieras. Sin embargo, a medida que los datos de las empresas crecen, las limitantes de este software empiezan a notarse.
Por ejemplo, supongamos que en la empresa requieren de un reporte anual con todos los ingresos, bajas o empleados activos y además ver el total de egresos que la empresa generó en ese año y de qué obras o proyectos fueron, te imaginas ¿Cuánto tiempo tardaría la persona encargada en generar estos reportes?
Cada vez que un cliente nos pide ayuda o menciona frases como “Es que tengo mi hoja compartida que…”, “ Tengo mi base de datos en Excel que…” o “En mi Excel puedo controlar a mis empleados pero…”, “Necesito un reporte para un cliente pero es que mi Excel no me deja que…” nos vienen dolores de cabeza que sabemos cómo arreglarlos, pues no es que Excel sea malo o no sirva.
Simplemente no estás usando la herramienta adecuada o tus procesos ya requieren un nivel de automatización y tal vez se necesita algo que no sabes que se necesita un sistema que desarrolle una empresa de desarrollo de Software que te ayudarán a automatizar procesos y flujos de trabajo para aumentar la productividad.
7 Razones para dejar de usar Excel
1.Tiempo
Abrir un Excel es sencillo, llenar una hoja con los requerimientos que necesitas y utilizar las herramientas que te sean útiles es relativamente sencillo que a lo mucho puede llevarte un par de minutos.
Pero generar un reporte en ese momento, realizar consultas, o ver todas las hojas de cálculo en un mismo lugar es algo que puede llevarte horas y si es que puedes realizar todas estas acciones dentro de Excel.
Con un sistema puedes gestionar grandes cantidades de información y tenerla como la necesites en tan solo minutos o inclusive segundos, algo fundamental para mejorar la productividad de la empresa.
2.Eficiencia
Si bien la velocidad con la que puedes trabajar en Excel puede que dependa de las capacidades de la persona que esté a cargo, pero hay un punto en el que esa velocidad no es para nada cercana a la eficiencia que puedes obtener con un desarrollo de sistema.
Pues no es lo mismo generar una consulta de datos y realizar sumas en 3 minutos que por el contrario realizar las mismas acciones en 3 segundos.
3.Seguridad
¿Guardar la información de tus clientes en una hoja de Excel? Te has preguntado qué pasaría si por error se modifican fórmulas o se borran datos de tus archivos. Esto puede ocurrir por accidente o el uso inapropiado de los archivos.
Sin embargo la confidencialidad de ciertos archivos y lo valioso que pueden ser deber ser el punto para comenzar a tener un sistema donde se puede definir qué persona o grupos de usuarios acceden a la manipulación de los datos, que acciones pueden realizar y cómo pueden acceder a dicha información. Este nivel de seguridad no sería posible con una hoja de excel.
4.Analizar resultados
Las hojas de cálculo son capaces de almacenar tanta información como uno quiera, puedes crear una y otra y otra pero al final toda esa información no será posible de gestionar y analizar de manera eficiente la información.
Por el contrario puede alentarse, arrojar datos y resultados erróneos. Tener un sistema son específicamente diseñados para ser eficientes en las consultas, cálculos y generación de reportes con el análisis de la información solicitada por el usuario.
5.Visualizar información / Interfaz de usuario
No basta con ponerle colores, letra grande, modificar tablas o combinar celdas, agregar tablas o imágenes, todo esto solo llenará tus hojas de más y más información que al final no podrán compararse con un sistema.
A diferencia de las hojas de cálculo, en un sistema puedes visualizar de mejor manera en otros dispositivos (incluso en una aplicación móvil o web) toda tu información de manera ordenada, clara y entendible.
6.Colaborar en equipo
Hoy en día y con la llegada del home office a los negocios, el trabajar y colaborar en equipo desde una misma plataforma o compartir un mismo archivo es algo por lo que muchos están pasando.
A Pesar de que es posible trabajar en una hoja varios usuarios y que escriban simultáneamente, o tener en Google Drive una carpeta con múltiples archivos y poder entrar de manera online, nos obliga a tener una seguridad de mayor nivel y eliminar ciertos permisos en cada archivo para evitar que sean modificados por completo.
Por el contrario, un sistema con las especificaciones adecuadas nos puede permitir que varios usuarios entren de forma simultánea, editen o realicen sus tareas asignadas. Así como también proporcionar a tus clientes un acceso limitado para que puedan ver el estatus de su proyecto o algunos datos específicos.
7.Reportes en diferentes formatos
Dentro de una hoja de cálculo vamos a cargar el archivo que un cliente ha enviado o que has descargado, ya sea un PDF o un Word, ¿Es posible hacerlo? Si nuestros clientes constantemente nos envían de esta manera su información o nos piden en estos formatos los reportes mensuales o quincenales, simplemente nos sería imposible con Excel.
En cambio las herramientas que nos puede brindar al desarrollar un sistema nos sería posible todo esto y permitirán cumplir con lo que nuestros clientes nos están solicitando.
Si tomas en cuenta que estos reportes te están generando dinero, nuevos proyectos o seguir colaborando con estos grandes clientes, deja de perder tiempo y dinero utilizando Excel.
Como conclusión Excel es una herramienta difícil de dejar, por que tiene ciertos arraigos con las empresas y usuarios al personalizar y configurarlo a sus necesidades. Es una herramienta sencilla, gratuita y conocida por muchos.
No es que Excel sea malo o no sirva, simplemente los problemas surgen cuando las Pymes comienzan a tener demasiados datos en muchas hojas de cálculo y entonces abusan de lo que puede proporcionar.
Pues en definitiva si tenemos pequeños datos o configuraciones pequeñas una hoja de cálculo puede ayudar.
Por otro lado, la necesidad de usar Excel da pauta para lo que posteriormente se convertirá en un sistema. De esta forma tu forma de trabajo, tus procesos y el flujo de ellos te proporcionarán una ventaja competitiva ante tus competidores.