Usar el correo electrónico en la oficina se ha vuelto una tarea tan rutinaria que además de haber transformado nuestros hábitos sociales y empresariales se ha convertido en la herramienta de comunicación por excelencia.
Aunque ya hay quien asegura que su uso excesivo ha provocado que en lugar de ayudarnos nos perjudique. Y es que en el mundo existen cerca de 2,500 millones de usuarios de correo electrónico y más de 1,600 millones de emails circulando por cada segundo.
Por ello la empresa Acens nos a advertido que su mal uso puede convertirlo en la herramienta más ineficaz e improductiva para las empresas. Para identificar y evitar que esta herramienta se convierta en un dolor de cabeza la compañía identifica 8 errores cuando se trabaja con el correo electrónico:
- No definir el uso del correo electrónico. Existen tantas opciones y configuraciones de correo electrónico y servicios asociados a éste, como necesidades tienen las empresas y usuarios por lo que siempre es necesario definir para que lo usaremos y para que no.
- Olvidar compaginar diferentes herramientas de comunicación. De la misma forma, la comunicación por correo electrónico puede no ser siempre la forma enviar mensajes más rapida e idónea y por ello recomiendan que en caso de ser posible se sustituya por otras como las redes sociales.
- No tener una estrategia multicanal. Un email bien redactado y con un mensaje potente puede ser un gran medio pero en caso de que no, necesitamos buscar otros.
- Ahorrarse el filtro de spam y detección de malware. Estas soluciones incrementan la productividad y reducen riesgos. Recuerda que 7 de cada 10 correos electrónicos enviados cada día son spam y casi 1 de cada 10 esconde algún tipo de malware. Así que ten cuidado.
- No hacer copias de seguridad. Esto podría ocasionarte perdida de alguna información importante.
- No aprovechar las ventajas del correo móvil. Si cuentas con un smartphone porque no consideras ahorrar tiempo e incrementar tu productividad utilizando los servicios y aplicaciones incluidas en tu teléfono.
- No saber gestionar el correo. Se recomienda crear reglas para la recepción y envío de mensajes; etiquetar los correos; eliminar los mensajes de la bandeja de entrada para no releer los mismo correos; compartir tareas, contactos y calendarios; establecer una relevancia o prioridad a cada mensaje. Otra opción es no mantener abierta todo el rato la ventana del correo y así no desviar la atención sobre otras tareas.
- No pensar antes de mandar un email. Esta es la regla de oro… cuantas veces escribimos el correo electrónico y por mal hábito lo enviamos o respondemos sin terminarlo de escribir, adjuntar el archivo, etc. O por no leer o escribir correctamente terminamos malinterpretando el tono del correo.