Método Kaizen para mejorar la calidad de tu empresa

El método Kaizen es un sistema enfocado a mejorar la calidad dentro de las empresas basado en eliminar todo tipo de habito en las personas relacionados con la perdidadel tiempo. Los japonéses plantean que a través de este método se puede incrementar eficiencia en las compañías. Así lo comprobaron empresas tan grandes como Toyota que en la década de los 80 aplicaron esta metologia con excelentes resultados.

La palabra japonesa «KAIZEN» significa mejora, mejoras sin gastar mucho dinero, implicando por igual a dirección y a trabajadores, y aplicando mucho sentido común.

¿Cómo implementar el Kaizen en tu empresa?

Existen tres pasos básicos para poner en marcha el metodo:

• Realinear el foco de las técnicas directivas: la idea consiste en que cuando los métodos Kaizen son puestos en práctica correctamente, el trabajador valora las ventajas de tener un trabajo más productivo, menos físicamente exigente y más seguro y eficiente.
• Mejorar el equipamiento: cambios en la disposición de los medios de producción  e instalación de dispositivos para mejorar la función y la productividad.
• Crear un plan: la mejora continua no ocurre por si sola, hay que disponer de un plan. Es improbable que el mejoramiento de procedimientos tenga efecto en el largo plazo, si no hay ningún plan por el cual ellos pueden ser medidos e identificados (complementariedad con el cuadro de mando integral)

Las 5S del Kaizen

La filosofía del método Kaizen no es fácil de asumir para la mayoría de dirigentes, Kaizen se concentra tanto en el mantenimiento como en la mejora al mismo tiempo, dos conceptos en apariencia contradictorios.

El «framework» del metodo Kaizen esta basado en las 5S:.

1. Seiri – organizar;
2. Seiton – ordenar;
3. Seiso – limpiar;
4. Seiketsu – estandarizar;
5. Shitsuke – disciplina o aplicación

El libro de El camino del KAIZEN. Un pequeño paso puede cambiar tu vida, de Robert Maurer, dice:

1. Critica a los “saltos”. Enfrentar los desafíos. Tratamos de eludir un problema o un desafío mientras podemos y, luego, cuando las circunstancias o las presiones nos obligan a hacerle frente, intentamos  dar un gran salto para lograr una mejora. Si ese gran salto nos conduce a un valle más verde, nos felicitamos, y con razón. No obstante, si resbalamos y caemos, el dolor y la vergüenza que esto conlleva pueden ser devastadores.
2. Kaizen e innovación. De saltos pequeños y de grandes. El kaizen y la innovación son las dos principales estrategias que las personas utilizan para generar cambios. Mientras que la innovación exige una reforma extrema y radical, todo lo que el kaizen requiere es de dar pasos pequeños y cómodos para mejorar.
3. Kaizen y neurología. Pasos pequeños no fallan. Creo que el kaizen es un método sumamente efectivo para crear nuevas conexiones neuronales en el cerebro, una noción que abordaré con mayor detalle en el siguiente capítulo. Como un cliente a menudo me decía: «¡los pasos eran tan pequeños que yo no podía fallar!».
4. El miedo al cambio. El Kaizen es fácil de practicar. Todos los cambios dan miedo, incluso los positivos. Los intentos de alcanzar una meta con métodos radicales o revolucionarios a menudo fracasan porque aumentan el miedo, estimulando el pensamiento racional y la actividad creativa.
5. Estrés es simple miedo. Tensión por los desafíos. Aunque la denominación médica moderna para la sensación que nos produce un nuevo desafío o una meta importante es «estrés», durante incontables generaciones ésta recibió el viejo y conocido nombre de «miedo». Las personas con más éxito son las que miran el miedo sin parpadear. En vez de escudarse en términos como ansiedad, estrés o nerviosismo, dicen abiertamente que sus responsabilidades y obligaciones las asustan.
6. Miedo y sensación de control. Miedo en estrés. A mi juicio las personas adultas suponen que, si están viviendo como es debido, pueden controlar lo que sucede a su alrededor. Cuando el miedo hace acto de presencia, les parece fuera de lugar, por lo que prefieren referirse a él con términos empleados para enfermedades psiquiátricas. El miedo se convierte en un trastorno, en algo que puede encasillarse pulcramente como «estrés» o «ansiedad».
7. Enfrentar el miedo. Con base a pequeños pasos. Cuanto más nos importa una cosa, cuanto más soñamos con ella, más miedo tenemos.
8. Cerebro de hábitos. El hipocampo reitera procesos. Este fenómeno se debe en parte al hipocampo, que está ubicado en la parte mamífera del cerebro y decide qué información almacenar y cuál recuperar. El principal criterio del hipocampo para almacenar información es la repetición, por lo que hacer preguntas de forma reiterada no deja al cerebro otra alternativa que prestar atención y comenzar a crear respuestas.
9. Mente que se paraliza. Necesidad de ir despacio.  Una de las virtudes del cerebro –su capacidad para concentrarse exclusivamente en la supervivencia en los momentos de peligro—se convierte así en una carga paralizante. Haciendo preguntas pequeñas y moderadas mantenemos desactivada la respuesta de luchar o huir. Preguntas kaizen como«¿Cuál es el paso más pequeño que puedo dar para ser más eficiente?».
10. Movilizar corteza cerebral. Hacer pequeñas preguntas. Estoy convencido de que el mero acto de plantearse la misma pregunta con regularidad y aguardar pacientemente una respuesta moviliza la corteza cerebral. Una pregunta no plantea ninguna exigencia ni temor, sino que divierte. Por tanto, cuando nos hacemos preguntas pequeñas, la amígdala (donde tiene lugar la reacción de luchar o huir) permanecerá dormida y la corteza cerebral, siempre ávida de pasar un buen rato, despertará y tomará nota.
11. Tipos de miedo. No ser / no control.  El miedo, como ya hemos visto, a menudo es la razón de que las personas no obtengan lo que quieren. Los miedos tienden a clasificarse principalmente en dos categorías: el miedo a no ser digNo (No lo merezco) y el miedo a perder el control (¿Y sí me gusta y me deja?).
12. Modelar la mente (adiestrar). Método de Robertson. El método para modelar la mente desarrollado por Ian Robertson es una técnica posterior que entraña una inmersión sensorial total, la cual incluye también la visualización. Quienes la practican tienen que fingir que están realizando la acción, no sólo viendo, sino oyendo, probando, oliendo y tocando. Con este método, las personas imaginan los movimientos de su musculatura y la activación y desactivación de sus emociones.
13. Cambios de Kaizen. Pasos pequeños y seguros. Nunca fuerce el proceso de Kaizen; éste sólo da resultado si usted deja que el cambio suceda cómoda y fácilmente. Con este objeto, puede optar por dedicar más tiempo a modelar su mente, pero una vez más, debería proceder despacio, quizás incrementándolo únicamente en treinta segundos.
14. Kaizen: pensamientos y acción. Seguridad del cambio.  Las acciones pequeñas forman la base de casi todos los programas de kaizen para provocar un cambio. La razón es obvia: por mucha práctica que usted adquiera en las preguntas y pensamientos pequeños, al final siempre tendrá que pasar a la acción.
15. Crítica al gran esfuerzo. Resistencia al cambio. Recuerde que los grandes esfuerzos para cambiar pueden ser contraproducentes. Muchos de ellos no toman en consideración importantes obstáculos que pueden jalonar el camino: falta de tiempo, apuros económicos o una resistencia profundamente arraigada al cambio.
16. Acciones pequeñas y seguras. No hay línea de fracaso. Las acciones pequeñas cuestan muy poco tiempo o dinero y resultan agradables, incluso para aquellos que no disponemos de mucha fuerza de voluntad. Las acciones pequeñas engañan al cerebro para que piense: ¡Oye! Este cambio es tan minúsculo que no me costará. No corro ningún riesgo de fracasar ni de sufrir.
17. Kaizen cambios fáciles. Pueden ser placenteros y ligeros.  El motivo de que a algunas personas les cueste aplicar las técnicas del kaizen no reside en que los pasos sean difíciles, sino en que son demasiado fáciles. Estas personas no pueden superar la noción cultural de que los cambios deben ser siempre instantáneos, deben siempre requerir una disciplina férrea y nunca deben ser placenteros. Creemos que si no exigimos mucho a nosotros mismos, si nos obligamos a hacer más y más deprisa, obtendremos mejores resultados.
18. Cambios y atención. Centrar la atención en pequeños errores.  Cuando estamos intentando hacer un cambio, puede ser tentador ignorar las sutiles señales de advertencia, las que nos dicen: Algo va mal. Tienes que aflojar el ritmo, volver sobre tus pasos e investigar. No obstante, si continuamos evitándolos, estos pequeños problemas seguirán creciendo hasta alcanzar tal importancia que nos veremos obligados a detener la cadena de montaje, retirar el producto del mercado e iniciar el lento y doloroso proceso de enmendar el error, ahora muy grave. Centrarnos en los errores puede ahorrarnos años de costosas correcciones.
19. Detectar los pequeños problemas. Crítica a lo “complejo”. En ocasiones, es difícil detectar los problemas pequeños porque, paradójicamente, el daño que infligen es tan grande que suponemos que el origen de tal horror debe rescindir en problemas profundamente complejos. Esto ocurre en los matrimonios, el terreno profesional, las adicciones, las empresas e incluso las catástrofes que afectan a la salud mundial.
20. Ley de tolerancia cero. Teoría de ventanas solas. La filosofía de Bratton estaba influida por una conferencia a la que había asistido sobre la teoría de las «ventanas rotas», postulada por primera vez en 1982 por dos criminólogos, James Q. Wilson y George L. Kelling. La teoría de las ventanas rotas sostenía que si una gran ciudad —o barrio o calle— toleraba infracciones menores de la ley, en la práctica estaba fomentando delitos de carácter muy grave.
21. Aceptar los estados sufrientes. Técnicas de Kaizen. Cuando estamos sufriendo mucho, incluso mientras sentimos que somos dueños de nuestra vida o nos embarga el dolor emocional, lo mejor es intentar localizar los problemas más pequeños en el marco de la catástrofe más grande y aplicar alguna o todas las técnicas del Kaizen para ir avanzando poco a poco hacia la solución.
22. Atención a lo pequeño. Creatividad para cambios.  No obstante, muchos grandes avances surgen gracias a una atención rutinaria a las pequeñas cosas. Hablo de momentos que pueden  parecer normales y corrientes o incluso tediosos, pero que en realidad contienen las semillas de importantes cambios. Prestar atención a los pequeños momentos pueden parecer fácil, pero requiere respeto, imaginación y curiosidad.
23. Amor de pequeños gestos. Son más sanos y durables. Se demostró que estos pequeños momentos eran indicadores más fiables de una relación llena de amor y de confianza mutua que los gestos más espectaculares de unas vacaciones románticas o regalos caros. Posiblemente, estos se debe a que los pequeños momentos procuran amor y afecto en el día a día.
24. Nostalgia (pasado) y preocupación (futuro). Enfrentar el presente con dedicación. Siempre que la preocupación ola nostalgia se apoderen de usted, pruebe lo siguiente:

Si la respuesta es negativa (y a menudo lo es) busque en la habitación un objeto o una persona que le proporcione la mayor sensación de placer. Centre sus pensamientos en ellos durante treinta segundos. Este proceso enseña a su cerebro a vivir en el momento presente.

Espero que todos estos consejos del método Kaizen te hayan ayudado. Si quieres leer más del método Kaizen da clic aquí.